Vòng đời dự án (project life cycle) là gì? Cần làm gì để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án?

Nội dung chính

• Vòng đời dự án (project life cycle) là gì?
• Cần làm gì để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án?
• Những rủi ro của dự án có thể xảy ra trong suốt vòng đời dự án đúng không?

Vòng đời dự án (project life cycle) là gì?

Căn cứ theo tiểu mục 2.12 Mục 2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 về Hướng dẫn quản lý dự án quy định như sau:

2 Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa dưới đây.

...

2.11

Hành động phòng ngừa (preventive action)

Chỉ dẫn và hoạt động để điều chỉnh công việc nhằm tránh hoặc giảm các sai lệch tiềm ẩn trong việc thực hiện so với kế hoạch.

2.12

Vòng đời dự án (project life cycle)

Tập hợp các giai đoạn đã xác định từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án.

2.13

Danh mục rủi ro (risk register)

Hồ sơ về các rủi ro được xác định, bao gồm các kết quả phân tích và những ứng phó đã hoạch định.

2.14

Bên liên quan (stakeholder)

Cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có quan tâm đến, hoặc có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng, hoặc nhận thấy bản thân bị ảnh hưởng bởi bất kỳ khía cạnh nào của dự án.

...

Như vậy, theo quy định nêu trên thì vòng đời dự án là tập hợp các giai đoạn đã xác định từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án.

Vòng đời dự án (project life cycle) là gì? Cần làm gì để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án? (Hình từ Internet)

Cần làm gì để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án?

Căn cứ theo tiểu mục 3.10 Mục 3 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 về Hướng dẫn quản lý dự án quy định như sau:

Các khái niệm về quản lý dự án

...

3.10 Vòng đời dự án

Các dự án thường được tổ chức thành các giai đoạn được xác định theo các nhu cầu về quản trị và kiểm soát. Các giai đoạn này cần tuân theo trình tự lôgic, có sự bắt đầu và kết thúc và cần sử dụng các nguồn lực để đưa ra các sản phẩm bàn giao. Để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án, cần thực hiện hàng loạt hoạt động trong từng giai đoạn. Các giai đoạn của dự án được gọi chung là vòng đời dự án.

Vòng đời dự án là quãng thời gian kéo dài kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Các giai đoạn được phân chia bởi các thời điểm quyết định, có thể khác nhau tùy thuộc vào môi trường của tổ chức. Các thời điểm quyết định này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản trị dự án. Khi kết thúc giai đoạn cuối, dự án cần đưa ra tất cả các sản phẩm bàn giao.

Để quản lý một dự án trong suốt vòng đời dự án, các quá trình quản lý dự án cần được sử dụng cho toàn bộ dự án hoặc từng giai đoạn riêng biệt đối với từng nhóm hoặc tiểu dự án.

Theo đó, để quản lý dự án có hiệu quả trong toàn bộ vòng đời dự án, cần thực hiện hàng loạt hoạt động trong từng giai đoạn. Các giai đoạn của dự án được gọi chung là vòng đời dự án.

Để quản lý một dự án trong suốt vòng đời dự án, các quá trình quản lý dự án cần được sử dụng cho toàn bộ dự án hoặc từng giai đoạn riêng biệt đối với từng nhóm hoặc tiểu dự án.

Những rủi ro của dự án có thể xảy ra trong suốt vòng đời dự án đúng không?

Căn cứ theo tiết 4.3.28 tiểu mục 4.3 Mục 4 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 11866:2017 về Hướng dẫn quản lý dự án quy định như sau:

4 Các quá trình quản lý dự án

...

4.3 Các quá trình

4.3.1 Khái quát

Điều này mô tả từng quá trình quản lý dự án về mục đích, mô tả, các đầu vào chính và đầu ra chính.

CHÚ THÍCH: Trong các Bảng 2 đến Bảng 40, chỉ thể hiện những đầu vào và đầu ra chính phổ biến nhất mà không chỉ ra tầm quan trọng hoặc trình tự của chúng.

...

4.3.28 Xác định rủi ro

Mục đích Xác định rủi ro là xác định những sự việc rủi ro tiềm ẩn và những đặc điểm của chúng mà nếu những sự việc này xảy ra thì có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến các mục tiêu của dự án.

Đây là một quá trình lặp lại vì những rủi ro mới có thể xuất hiện hoặc những rủi ro có thể thay đổi khi dự án tiến triển trong suốt vòng đời dự án. Các rủi ro có tác động tiêu cực tiềm ẩn đến dự án được gọi là những "thách thức”, trong khi các rủi ro có tác động tích cực tiềm năng đến dự án được gọi là những "cơ hội". Tất cả các rủi ro đã được xác định đều cần được giải quyết theo 4.3.30.

Quá trình này cần đến sự tham gia của nhiều bên liên quan, điển hình là khách hàng dự án, nhà tài trợ dự án, người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án, nhóm dự án, quản lý cấp cao, người sử dụng, chuyên gia quản lý rủi ro, các thành viên khác của ban chỉ đạo dự án và các chuyên gia.

...

Theo đó, xác định rủi ro là một quá trình lặp lại vì những rủi ro mới có thể xuất hiện hoặc những rủi ro có thể thay đổi khi dự án tiến triển trong suốt vòng đời dự án.

Mục đích xác định rủi ro là xác định những sự việc rủi ro tiềm ẩn và những đặc điểm của chúng mà nếu những sự việc này xảy ra thì có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến các mục tiêu của dự án.