Văn phòng công chứng chứng thực giấy tờ nước ngoài sao y được không? Làm sao để có thể thực hiện việc này một cách đúng quy định của pháp luật?

Nội dung chính

• Sao y và chứng thực bảo sao từ bản chính được hiểu như thế nào?
• Người thực hiện chứng thực và thẩm quyền thực hiện chứng thực được quy định như thế nào?
• Làm sao để có thể thực hiện việc chứng thực bản sao y giấy tờ nước ngoài một cách đúng quy định của pháp luật?

Sao y và chứng thực bảo sao từ bản chính được hiểu như thế nào?

Hiện nay không có định nghĩa về "sao y" theo quy định của pháp luật mà chỉ có định nghĩa về "bản sao y" theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:

"10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định"

Chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được định nghĩa như sau:

"2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính."

Văn phòng công chứng chứng thực giấy tờ nước ngoài sao y được không? Làm sao để có thể thực hiện việc này một cách đúng quy định của pháp luật?

Người thực hiện chứng thực và thẩm quyền thực hiện chứng thực được quy định như thế nào?

Theo quy định tại khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì người thực hiện chứng thực là Trưởng phòng, Phó Trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính tham khảo tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cụ thể:

"Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

...

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

...

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)."

Như vậy, Công chứng viên được quyền chứng thực bản sao y giấy tờ.

Làm sao để có thể thực hiện việc chứng thực bản sao y giấy tờ nước ngoài một cách đúng quy định của pháp luật?

Căn cứ khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định đối với giấy tờ nước ngoài muốn chứng thực bản sao y như sau:

"1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại."

Bên cạnh đó, Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định:

"Điều 6. Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp

Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự."

Cho nên, các giấy tờ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu thực hiện chứng thực bản sao y, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.