Phiếu biểu quyết do Thành viên Hội đồng quản trị gửi đến cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư chỉ được mở khi nào?

Nội dung chính

• Phiếu biểu quyết do Thành viên Hội đồng quản trị gửi đến cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư chỉ được mở khi nào?
• Biên bản họp Hội đồng quản trị phải thể hiện nội dung kết quả biểu quyết như thế nào để được xem là hợp lệ? Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị?
• Cuộc họp Hội đồng quản trị phải được tổ chức với tần suất như thế nào?

Phiếu biểu quyết do Thành viên Hội đồng quản trị gửi đến cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư chỉ được mở khi nào?

Căn cứ tại khoản 9, 10 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 về cuộc họp Hội đồng quản trị:

Cuộc họp Hội đồng quản trị

...

9. Thành viên Hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 11 Điều này;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

đ) Gửi phiếu biểu quyết bằng phương tiện khác theo quy định trong Điều lệ công ty.

10. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

11. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp Hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên Hội đồng quản trị chấp thuận.

...

Theo đó, trong trường hợp thành viên Hội đồng quản trị gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư, fax, thư điện tử thì vẫn được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp.

Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch Hội đồng quản trị chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Hay nói cách khác, phiếu biểu quyết do Thành viên Hội đồng quản trị gửi đến Cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

Phiếu biểu quyết do Thành viên Hội đồng quản trị gửi đến cuộc họp Hội đồng quản trị thông qua thư chỉ được mở khi nào? (Hình từ Internet)

Biên bản họp Hội đồng quản trị phải thể hiện nội dung kết quả biểu quyết như thế nào để được xem là hợp lệ? Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 về biên bản họp Hội đồng quản trị:

Biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Các cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

đ) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

e) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

...

Như vậy, để Biên bản họp Hội đồng quản trị hợp lệ thì một trong những nội dung bắt buộc phải có là kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến.

Về Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị thì hiện nay Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản có liên quan vẫn chưa có quy định về mẫu cụ thể.

Do đó, nếu trong trường hợp các quy định nội bộ, Điều lệ công ty có quy định thì doanh nghiệp áp dụng Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị đó.

Trường hợp các quy định nội bộ, Điều lệ công ty không có quy định cụ thể Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị thì có thể tham khảo Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị dưới đây:

Tải về Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị.

Cuộc họp Hội đồng quản trị phải được tổ chức với tần suất như thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 về cuộc họp Hội đồng quản trị:

Theo đó, Hội đồng quản trị họp ít nhất mỗi quý một lần và có thể họp bất thường.

Ngoài ra, Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Lưu ý: Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.