Khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì các hồ sơ nào được lưu trữ?

Nội dung chính

• Các hồ sơ nào được lưu trữ khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất?
• Các hồ sơ được lưu trữ khi cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất được sắp xếp như thế nào?
• Trường hợp đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ được lưu trữ ở đâu?

Các hồ sơ nào được lưu trữ khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất?

Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định như sau:

Lưu trữ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

1. Hồ sơ lưu trữ khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, gồm:

a) Các giấy tờ do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

b) Các giấy tờ do các cơ quan có thẩm quyền lập trong quá trình giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

c) Giấy chứng nhận đã được thu hồi.

Sau khi thu hồi Giấy chứng nhận, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đóng dấu “Đã thu hồi” vào Giấy chứng nhận đã cấp để lưu trữ.

...

Như vậy, khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất sẽ lưu trữ các hồ sơ sau đây:

- Các giấy tờ do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

- Các giấy tờ do các cơ quan có thẩm quyền lập trong quá trình giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

- Giấy chứng nhận đã được thu hồi.

Sau khi thu hồi Giấy chứng nhận, Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đóng dấu “Đã thu hồi” vào Giấy chứng nhận đã cấp để lưu trữ.

Các hồ sơ nào được lưu trữ khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất? (hình từ internet)

Các hồ sơ được lưu trữ khi cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất được sắp xếp như thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định như sau:

Lưu trữ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

...

2. Hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này được lưu trữ, tập hợp thành hồ sơ cho từng thửa đất, từng căn hộ, được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu; số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh số liên tục, tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

Trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà người sử dụng đất đề nghị cấp chung một Giấy chứng nhận cho nhiều thửa đất nông nghiệp thì lập một hồ sơ chung cho các thửa đất đó.

Trường hợp đăng ký đất đai chung cho nhiều thửa đất mà không cấp Giấy chứng nhận thì lập một hồ sơ chung cho các thửa đất đó.

Trường hợp đăng ký biến động mà tách thửa đất để tạo thành các thửa đất mới thì lập riêng hồ sơ cho từng thửa đất mới tách.

Trường hợp đăng ký biến động mà hợp thửa đất thì lập hồ sơ cho thửa đất mới hợp trên cơ sở hợp nhất các hồ sơ của các thửa đất trước khi hợp thửa.

...

Như vậy, hồ sơ được lưu trữ khi cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu.

Lưu ý: Số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh số liên tục, tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư 10/2024/TT-BTNMT có hiệu lực thi hành (tức ngày 01/08/2024).

Trường hợp đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ được lưu trữ ở đâu?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định như sau:

Lưu trữ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

...

3. Địa phương đã triển khai thực hiện đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này được lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.

Trường hợp địa phương chưa thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này được số hóa và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.

4. Mã hồ sơ thủ tục đăng ký biến động để tra cứu hồ sơ đăng ký biến động, thể hiện bằng 03 bộ mã số đặt liên tiếp nhau có dấu “chấm” ngăn cách dưới dạng (ST.MB.TB), trong đó:

a) ST là số thứ tự của hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều này;

b) MB là mã của loại hình biến động được thể hiện bằng ký hiệu theo quy định tại Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tư này;

c) TB là số thứ tự đăng ký biến động của mỗi hồ sơ quy định tại khoản 2 Điều này được thể hiện bằng 03 chữ số, bắt đầu từ số 001.

Như vậy, trường hợp đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ được lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.

Lưu ý: Trường hợp địa phương chưa thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai bằng phương tiện điện tử thì hồ sơ được số hóa và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai.