Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót? Hạn chót gửi mẫu 04/SS/HĐĐT cho cơ quan thuế là khi nào?

Nội dung chính

• Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót sử dụng mẫu nào?
• Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế thực hiện như thế nào?
• Hạn chót gửi mẫu 04/SS/HĐĐT cho cơ quan thuế là khi nào?
• Sau khi gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì phải làm gì?

Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót sử dụng mẫu nào?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo hóa đơn điện tử có sai sót sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Mẫu 04/SS-HĐĐT có dạng như sau:

Tải mẫu 04/SS-HĐĐT tại đây: tải

Lưu ý: Khi điền mẫu 04/SS-HĐĐT, mã CQT cấp thì mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì để trống.

Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót? Hạn chót gửi mẫu 04/SS/HĐĐT cho cơ quan thuế là khi nào? (Hình từ Internet)

Cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế thực hiện như thế nào?

Thực tế thì mẫu 04/SS-HĐĐT được nộp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp sử dụng.

Ví dụ: Hóa đơn điện tử của BKAV khi chọn Hủy hóa đơn điện tử viết sai thì tự động sẽ Lập và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Hoặc đối với hóa đơn điện tử của MISA, chọn tab Thông báo HĐ sai sót tại mục [Xử lý hóa đơn] => Lập thông báo => Nhập số và chọn hóa đơn sai sót => Chọn giải trình hóa đơn => Ghi lý do => Ký điện tử => Gửi cho cơ quan thuế.

Hạn chót gửi mẫu 04/SS/HĐĐT cho cơ quan thuế là khi nào?

Căn cứ tại điểm a khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;

...

Theo đó, hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế là ngày cuối tháng, cuối quý và không phải là thời hạn kê khai thuế.

Trong đó, một năm có 12 kỳ kê khai theo tháng, 04 kỳ kê khai theo quý.

Ví dụ: Ngày 01/8/2023 doanh nghiệp phát hiện xuất sai hóa đơn, chưa gửi người mua, doanh nghiệp cần lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Tức là do hóa đơn mới được lập vào tháng 8 thuộc quý 3 nên thời hạn là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế tháng 8 hoặc quý 3 tức là ngày 31/8 hoặc 30/9 tương ứng hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT cũng sẽ là ngày 31/8 (theo tháng) hoặc 30/9 (theo quý).

Bên cạnh đó tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Xử lý hóa đơn có sai sót

...

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, trong trường hợp nếu như cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì sẽ gửi thông báo cho người bán và trong thông báo đó sẽ có nội dung về thời hạn mà người bạn thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Vậy hạn chót để nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp này sẽ không được tính theo kỳ kê khai nêu trên mà sẽ tính là ngày cuối cùng trong thời hạn mà cơ quan thuế thông báo.

Nếu như hết thời hạn trong thông báo mà người bán vẫn không nộp mẫu 04/SS-HĐĐT thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục gửi thông báo lần 2 cho người bán. Trong trường hợp quá hạn của thông báo lần 2 mà người bán vẫn không thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thì cơ quan thuế tiến hành xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau khi gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thì phải làm gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và điểm 1 Phụ lục đính kèm theo Công văn 5113/TCT-CS năm 2021 của Tổng cục Thuế như sau:

- Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử mới do người bán lập gửi đến cơ quan thuế theo quy định, hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế

- Sau đó cơ quan thuế ban hành thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.

Mặt khác, trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, đối với trường hợp người bán thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì sau khi tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế ban hành ngay thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.