Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa? Công văn 1647/TCT-CS xử lý hóa đơn sai sót thế nào?

Nội dung chính

• Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa?
• Công văn 1647/TCT-CS hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót như thế nào?
• Xác định thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo như thế nào?

Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa?

Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha => Nhấn [Tìm kiếm]

Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiện dòng thông tin về trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.

Trường hợp thông báo hiển thị là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” tức là hóa đơn không tồn tại.

Trường hợp thông báo hiển thị là "Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày ............. Tính chất ......... Cơ quan thuế tiếp nhận.

Trạng thái hóa đơn: Hoá đơn đã bị xoá/huỷ bỏ.

Hiển thị này cho thấy đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, xem minh họa:

Hướng dẫn cách kiểm tra hóa đơn hủy, thay thế, điều chỉnh đã nộp theo mẫu 04/SS-HĐĐT hay chưa? Công văn 1647/TCT-CS xử lý hóa đơn sai sót thế nào?

Công văn 1647/TCT-CS hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót như thế nào?

Ngày 10/5/2023, Tổng cục Thuế đã có Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Cụ thể như sau:

(1) Trường hợp bắt buộc phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, bao gồm:

- Hủy hóa đơn đã gửi cho cơ quan thuế cấp mà chưa gửi cho người mua

- Sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai (trừ hóa đươn không có mã chưa gửi lên cơ quan thuế)

- Trả lời cho thông báo rà soát mẫu 01/RSĐT của cơ quan thuế gửi đến đơn vị

- Thay thế hóa đơn của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

(2) Trường hợp không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế:

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngoài ra còn quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gồm:

- Điều chỉnh hóa đơn Nghị định 123/2020/NĐ-CP

- Thay thế hóa đơn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Xử lý sai sót hóa đơn gửi Bảng tổng hợp mẫu 01/TH-HĐĐT

Đồng thời, Tổng cục Thuế hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót như sau:

Trường hợp 1: Nếu bên bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh thì người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hoá bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hoá đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Trường hợp 2: Nếu bên bán lựa chọn hình thức xử lý hoá đơn đã lập bằng cách lập hóa đơn thay thế thì người bán lập lại hoá đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.

Đối với cả 2 trường hợp nêu trên, hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều cần ghi thông tin: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng.... năm...” và trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp 3: Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn FO) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:

+ Khi lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).

+ Khi lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn FO đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).

Trường hợp 4: Đối với hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì thống nhất ý kiến của Cục thuế về việc doanh nghiệp không phải hủy hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì từ ngày 1/7/2022, Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, các Thông tư sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực thi hành.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Xác định thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp bên bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp

1. Đối với hóa đơn điện tử:

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;

Theo đó, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ví dụ: Nếu bên bán phát hiện hóa đơn có sai sót vào tháng 7/2023. Hạn chót để doanh nghiệp gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 31/07/2023 (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày 30/9/2023 (nếu kê khai theo quý).