Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu như thế nào? Hồ sơ, tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh theo nguyên tắc nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước được chỉnh lý hoàn chỉnh theo những nguyên tắc nào?
• Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu như thế nào?
• Chỉnh lý tài liệu của Kiểm toán Nhà nước trước khi giao nộp là trách nhiệm của ai?

Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước được chỉnh lý hoàn chỉnh theo những nguyên tắc nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 30 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về chỉnh lý tài liệu như sau:

Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước và các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

c) Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước.

...

Như vậy, hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước như sau:

- Không phân tán phông lưu trữ;

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

- Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước.

Chỉnh lý tài liệu của Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu như thế nào?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 30 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về chỉnh lý tài liệu như sau:

Chỉnh lý tài liệu

...

2. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước Quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước.

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu: căn cứ vào trình tự các nhóm hồ sơ, tài liệu theo theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN, những hồ sơ, tài liệu có nội dung, vấn đề liên quan đến nhau được sắp xếp gần nhau nhằm tránh bị xé lẻ hồ sơ, tài liệu cùng một sự việc.

d) Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Theo quy định trên, hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu.

- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu: căn cứ vào trình tự các nhóm hồ sơ, tài liệu, những hồ sơ, tài liệu có nội dung, vấn đề liên quan đến nhau được sắp xếp gần nhau nhằm tránh bị xé lẻ hồ sơ, tài liệu cùng một sự việc.

- Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Chỉnh lý tài liệu của Kiểm toán Nhà nước trước khi giao nộp là trách nhiệm của ai?

Căn cứ theo Điều 35 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm:

a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

b) Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào lưu trữ lịch sử.

2. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản, đơn vị giao, nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia giữ 02 bản; được lưu vĩnh viễn tại đơn vị giao hồ sơ, tài liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, nơi nhận tài liệu.

Như vậy, chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu là trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp.

Ngoài ra, Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp còn có các trách nhiệm sau:

- Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật;

- Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào lưu trữ lịch sử.