Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử có được xem là chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không? Chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy khi nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử có được xem là chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không?
• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy khi nào?
• Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ trong những trường hợp nào?

Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử có được xem là chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không?

Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử là hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội, cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết và chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, giám định, thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử (theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP).

Và theo Điều 8 Nghị định 166/2016/NĐ-CP có quy định như sau:

Các loại chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:

1. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử.

2. Chứng từ kế toán theo quy định về chế độ kế toán của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bằng phương tiện điện tử.

3. Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cũng là một loại chứng từ bảo hiểm điện tử.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử (Hình từ Internet)

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy khi nào?

Yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định tại Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP như sau:

Yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định này phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

2. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy;

b) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử;

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

3. Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;

b) Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

c) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Như vậy, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy khi cần thiết nhưng phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử;

- Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ trong những trường hợp nào?

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử để thực hiện các giao dịch trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội (theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 166/2016/NĐ-CP).

Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ vẫn phải lưu trữ trong những trường hợp được quy định tại Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP như sau:

Lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

Thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.

Theo đó, về trường hợp cụ thể bên em không thấy hướng dẫn chi tiết.

Tuy nhiên, trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.