Chứng từ kế toán lập theo bộ có nhiều liên thì phải lập như thế nào để phù hợp với quy định của pháp luật?

Nội dung chính

• Chứng từ kế toán lập theo bộ có nhiều liên thì phải lập chứng từ như thế nào để phù hợp với quy định?
• Đối với chứng từ kế toán được lập theo chứng từ điện tử thì có cần phải có chữ ký hay không?
• Chữ ký điện tử được dùng cho các chứng từ điện tử là loại chữ ký như thế nào?

Chứng từ kế toán lập theo bộ có nhiều liên thì phải lập chứng từ như thế nào để phù hợp với quy định?

Căn cứ khoản 3 Điều 22 Thông tư 77/2017/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Thông tư 19/2020/TT-BTC) quy định về yêu cầu đối với việc lập chứng từ kế toán như sau:

Lập chứng từ kế toán

...

3. Yêu cầu đối với việc lập chứng từ kế toán

a) Trên chứng từ kế toán phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các nội dung theo quy định; Chữ viết trên chứng từ phải cùng một nét chữ, ghi rõ ràng, thể hiện đầy đủ, đúng nội dung phản ánh, không được tẩy xoá; khi viết phải dùng cùng một màu mực, loại mực không phai; không viết bằng mực đỏ.

b) Về ghi số tiền bằng số và bằng chữ trên chứng từ: Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số; tổng số tiền phải khớp đúng với tổng các số tiền chi tiết; chữ cái đầu tiên phải viết bằng chữ in hoa, những chữ còn lại không được viết bằng chữ in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không được viết tắt, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ. Chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ in sẵn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.

c) Yếu tố ngày, tháng, năm của chứng từ phải viết bằng số.

d) Chứng từ lập theo bộ có nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy vi tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất mọi nội dung trên tất cả các liên chứng từ.

đ) Đối với chứng từ chi, trường hợp đơn vị rút nhiều mục, không lập được trên một trang giấy thì đơn vị có thể viết vào trang sau (mặt sau) hoặc lập nhiều bộ chứng từ (lưu ý 1 chứng từ chỉ được lập tối đa trên 2 trang giấy). Trường hợp chứng từ được viết trên 2 trang giấy thì tại trang sau, đơn vị phải viết cách lề trên khoảng 1/4 trang giấy.

Trường hợp chứng từ chi được lập trên dịch vụ công, không giới hạn số lượng trang trên một chứng từ chi.

e) Cán bộ KBNN không được nhận các chứng từ do đơn vị giao dịch lập không đúng quy định, không hợp pháp, hợp lệ; đồng thời phải hướng dẫn đơn vị giao dịch lập lại bộ chứng từ khác theo đúng quy định; cán bộ KBNN không được ghi các yếu tố thuộc trách nhiệm ghi của đơn vị giao dịch trên chứng từ; đơn vị giao dịch không được ghi các yếu tố thuộc trách nhiệm ghi chép của KBNN trên chứng từ. Cán bộ KBNN và đơn vị giao dịch không được ghi các yếu tố không thuộc trách nhiệm ghi của mình trên chứng từ.

Đối với chứng từ lập theo bộ có nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy vi tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.

Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất mọi nội dung trên tất cả các liên chứng từ.

>>> Xem thêm: Tổng hợp 37 biểu mẫu chứng từ kế toán tải về

Chứng từ kế toán lập theo bộ có nhiều liên thì phải lập chứng từ như thế nào để phù hợp với quy định? (Hình từ Internet)

Đối với chứng từ kế toán được lập theo chứng từ điện tử thì có cần phải có chữ ký hay không?

Căn cứ khoản 1 Điều 23 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về chữ ký đối với chứng từ kế toán như sau:

Quy định về ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán phải do Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký theo từng liên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

...

Như vậy, đối với chứng từ kế toán được lập theo hình thức chứng từ điện tử thì cũng cần phải có chữ ký điện tử trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Chữ ký điện tử được dùng cho các chứng từ điện tử là loại chữ ký như thế nào?

Căn cứ Điều 21 Thông tư 77/2017/TT-BTC quy định về chữ ký điện tử như sau:

Chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

2. Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

3. Tổng giám đốc KBNN quy định chế độ trách nhiệm của cá nhân trong việc sử dụng và bảo quản chữ ký điện tử theo đúng các quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính.

Theo đó, chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;

- Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;

- Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử và nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.