Cách chọn vùng in trong Excel bằng một vài thao tác đơn giản?

Nội dung chính

• Mục đích thiết lập vùng in trong Excel để làm gì?
• Cách chọn vùng in trong Excel bằng một vài thao tác đơn giản?
• Cách mở rộng vùng in trong Excel?
• Cách xóa vùng in trong Excel?

Mục đích thiết lập vùng in trong Excel để làm gì?

Việc thiết lập vùng in trong Excel trước khi in là 1 việc rất quan trọng và cần thiết. Mục đích thiết lập vùng in trong Excel là:

- Kiểm soát nội dung in ấn: Giúp người dùng chọn chính xác các ô, hàng hoặc cột nào sẽ được in, tránh việc in ra những phần không cần thiết.

- Tối ưu hóa trang in: Cho phép điều chỉnh kích thước và bố cục của trang in, đảm bảo rằng dữ liệu được hiển thị một cách rõ ràng và dễ đọc.

- Tiết kiệm giấy: Bằng cách chỉ in những phần cần thiết, người dùng có thể giảm lãng phí giấy và mực in.

- Cải thiện tính chuyên nghiệp: Thiết lập vùng in giúp tài liệu in ra có bố cục gọn gàng, chuyên nghiệp hơn.

- Dễ dàng chia sẻ thông tin: Khi in ra một vùng cụ thể, người nhận có thể dễ dàng hiểu và sử dụng thông tin mà không bị phân tâm bởi các dữ liệu không liên quan.

Cách chọn vùng in trong Excel bằng một vài thao tác đơn giản? (Hình từ Internet)

Cách chọn vùng in trong Excel bằng một vài thao tác đơn giản?

Để chọn vùng in trong Excel bằng một vài thao tác đơn giản, bạn có thể làm theo các bước sau đây:

* Hướng dẫn nhanh:

- Kéo và chọn các ô mà bạn muốn xác định là vùng in.

- Chọn tab “Page Layout”.

- Tiếp theo, vào phần “Page Setup”, chọn “Print Area.”

- Chọn “Set Print Area” để xác định khu vực in bạn đã chọn.

* Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Kéo và chọn các ô cần xác định là vùng in >> Chọn tab Page Layout.

Bước 2: Đi đến Phần Page Setup >> Print Area >> Chọn Set Print Area để thiết lập khu vực in bạn đã chọn.

Lưu ý: Khi bạn muốn in nhiều vùng khác nhau thì hãy giữ phím Ctrl và nhấp chọn các vùng muốn in. Mỗi vùng in sẽ được chọn sẽ được in trên 1 trang khác với vùng in đã chọn ban đầu.

Bước 3: Sau đây là kết quả sau khi bạn thiết lập vùng in thành công.

Để xem được vùng in đã được thiết lập như trên, có thể làm theo hướng dẫn tại đây.

Cách mở rộng vùng in trong Excel?

Khi đã thực hiện cách thiết lập vùng in trong Excel, bạn muốn tiếp tục mở rộng vùng in thì làm theo như sau:

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Trong một sheet của Excel, chọn các ô mà bạn muốn thêm vào vùng in hiện tại.

Bước 2: Chọn tab “Page Layout” và tiếp tục chọn “Page Setup”.

Chọn “Print Area”.

Cuối cùng, chọn “Add to Print Area” để thêm các vùng in đã chọn.

Bước 3: Kết quả sẽ hiển thị tại Print Preview để xem trước trước khi thêm vùng in mới. Dữ liệu mới được thêm vào sẽ xuất hiện trên trang thứ 2 và không được gộp chung với trang đầu.

Lưu ý:

- Bạn có thể thêm vào vùng in nếu đã bỏ lỡ một số dữ liệu quan trọng với một lệnh duy nhất. Tuy nhiên, lệnh này chỉ áp dụng cho các ô liền kề bạn đã chọn trong vùng in.

- Trong trường hợp các ô mới thêm không liền kề với vùng in, Excel sẽ tạo một vùng in mới cho các ô đó và in chúng trên một trang riêng biệt.

- Để thêm được vùng chọn mới, bạn cần phải có một vùng chọn trước đó.

Cách xóa vùng in trong Excel?

Khi đã thực hiện cách thiết lập vùng in trong excel nhưng bạn muốn hủy bỏ/xóa thì làm theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Nhấp vào bất kỳ nơi nào trên bảng tính mà bạn muốn xóa vùng in > Chọn tab Page Layout.

Bước 2: Trong phần Page Setup > Nhấp vào Clear Print Area để xoá khu vực in.

Bước 3: Tất cả vùng in được chọn đã bị xóa, bạn có thể theo dõi ở phần Print Preview như hình bên dưới là Excel đã hiển thị toàn bộ dữ liệu trong trang tính khi in.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách thiết lập, mở rộng, xóa vùng in trong Excel đơn giản, nhanh chóng.