Quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong các cơ quan thuộc hệ thống Tòa án nhân dân về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Căn cứ Khoản 1 Điều 29 Quy chế công tác văn thư trong hệ thống Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 01/QĐ-TANDTC năm 2022 có quy định về trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
- Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan trước khi giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ khi công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu; phải giao nộp những hồ sơ có giá trị lưu trữ vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.
- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02 năm. Trường hợp được phép của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án tòa án nhân cấp cao, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thì được giữ hồ sơ, tài liệu lâu hơn nhưng không quá 05 năm và phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu phục vụ các yêu cầu của cơ quan theo quy định chung.
- Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị đang công tác hay người kế nhiệm, không được mang hồ sơ, tài liệu của cơ quan về nhà hoặc đem sang đơn vị khác, cơ quan khác.
Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành đối với các văn bản thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
Căn cứ Khoản 2 Điều 29 Quy chế này có quy định về thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan được quy định như sau:
- Tài liệu chuyên ngành (hồ sơ các loại vụ án): Sau thời hạn Bản án, Quyết định có hiệu lực pháp luật và không bị kháng cáo, kháng nghị nhưng không quá 06 tháng kể từ khi hồ sơ vụ án được giải quyết xong.
- Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
- Tài liệu ảnh, phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc hệ thống Tòa án nhân dân
Căn cứ Khoản 3 Điều 29 Quy chế này có quy định về thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu như sau:
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận, hồ sơ, tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
Trân trọng!
Mạc Duy Văn