Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2024?

Nội dung chính

• Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2024?
• Người mua không có mã số thuế thì hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử như thế nào?
• Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như thế nào?

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2024?

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;

- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;

- Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2024:

Bước 1: Chuẩn bị đủ cơ sở hạ tầng để sử dụng hóa đơn điện tử

- Lắp đặt thiết bị kết nối mạng internet như laptop, máy tính,…

- Tạo lập hòm thư điện tử Email.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp

- Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

- Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

Xem chi tiết tại bài viết: Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử hộ kinh doanh năm 2024?

Bước 4: Thao tác trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử. Tham khảo thực hiện các thao tác xuất hóa đơn điện tử trên danh sách Hóa đơn đã lập:

Bước 1: Chọn hóa đơn đã lập cần xuất.

- Vào danh sách hóa đơn, thiết lập điều kiện tìm kiếm hóa đơn cần xuất.

- Tích chọn hóa đơn cần xuất, nhấn "Phát hành".

Bước 2: Gửi hóa đơn cho khách hàng (nếu cần)

Nếu muốn chương trình tự động gửi thông tin về hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, tích chọn "Gửi hóa đơn cho khách hàng".

Bước 3: Ký số và phát hành hóa đơn

Nhấn "Phát hành", lựa chọn chứng thư số, chương trình đồng thời cấp số hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử.

Chọn chứng thư số của đơn vị\ nhấn "OK".

Sau khi phát hành thành công, hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế chờ cấp mã.

Trường hợp hóa đơn hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả cấp mã của cơ quan thuế, hệ thống đồng thời cập nhật Mã của cơ quan thuế trạng thái hóa đơn thành Đã cấp mã

Trường hợp hóa đơn không hợp lệ, cơ quan thuế thực hiện cấp mã và gửi về thông điệp kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử – hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống cập nhật trạng thái hóa đơn thành Từ chối cấp mã.

Lưu ý:

- Thao tác chọn chứng thư số chỉ cần thực hiện vào lần phát hành đầu tiên.

- Sau khi phát hành hóa đơn điện tử thành công, không thể thay đổi được các thông tin trên hóa đơn đã phát hành mà phải thực hiện xóa và lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2024? (Hình từ Internet)

Người mua không có mã số thuế thì hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử như thế nào?

Căn cứ quy định điểm b khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung của hóa đơn như sau:

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

[....]

5. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

b) Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

[....]

Theo đó, trong trường hợp người mua không có mã số thuế thì hộ kinh doanh xuất hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế của người mua. Các nội dung khác thể hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 44 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử như sau:

Điều 44. Nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

1. Việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

2. Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

3. Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin; đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.

Theo đó, nguyên tắc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử quy định như sau:

- Được áp dụng để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng và các thủ tục hành chính khác;

- Được áp dụng để chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

- Việc tra cứu, cung cấp thông tin hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

- Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin;

- Việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đồng thời phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo về bí mật nhà nước.