Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán năm 2024 là bao lâu?

Nội dung chính

• Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán năm 2024 là bao lâu?
• Chứng từ kế toán có những nội dung gì?
• Tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp nào?

Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán năm 2024 là bao lâu?

Căn cứ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán năm 2024 được quy định như sau:

[1] Các tài liệu, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm: (Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

*Lưu ý: Trường hợp pháp luật khác quy định các tài liệu chứng từ trên phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

[2] Các tài liệu, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm: (Theo Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

- Các tài liệu khác không được thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc vĩnh viễn.

*Lưu ý: Trường hợp pháp luật khác quy định các tài liệu chứng từ trên phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.

[3] Các tài liệu, chứng từ kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn: (Theo Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

*Lưu ý: Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán năm 2024 là bao lâu? (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán có những nội dung gì?

Theo quy định Điều 16 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán có những nội dung sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.

- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

- Nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp nào?

Căn cứ tại Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Điều 16. Tiêu hủy tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

2. Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

3. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Như vậy, tài liệu kế toán được tiêu hủy trong trường hợp đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.