Lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo quy định hiện nay thì hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Pháp luật đồng thời quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Việc lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo quy định của pháp luật.

Theo đó, theo quy định tại Điều 16 Nghị định 119/2018/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ 01/11/2018) thì việc lập, cấp mã và gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định như sau:

1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 119/2018/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Ký số, ký điện tử trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.

2. Cấp mã hóa đơn

Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:

- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 14 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.

3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Trên đây là quan điểm tư vấn của chúng tôi đối với vấn đề mà bạn đang thắc mắc.

Trân trọng!