Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội

Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội được quy định tại Điều 4 Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013 Quy định công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cụ thể như sau:

- Trung tâm Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH Việt Nam; hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng tiếp nhận từ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ.

- Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH tỉnh theo quy định của BHXH Việt Nam.

- BHXH huyện trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan BHXH huyện.

- Việc quản lý tài liệu của các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, các đơn vị trực thuộc BHXH tỉnh khi sáp nhập, chia tách hoặc giải thể thì Thủ trưởng đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định như sau:

+ Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan BHXH tỉnh nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan BHXH tỉnh đó, không phân tán, xé lẻ phông lưu trữ.

+ Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị, cá nhân phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ bàn giao để đơn vị mới tiếp tục quản lý, xử lý theo quy định.

+ Trường hợp một đơn vị tách thành hai hoặc nhiều đơn vị mới thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu trước khi chia tách đã giải quyết xong phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ bàn giao theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mới để tiếp tục xử lý theo quy định.

+ Trường hợp đơn vị giải thể thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao vào Lưu trữ cơ quan.

Trên đây là nội dung câu trả lời về tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013.

Trân trọng!