Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình của Bảo hiểm xã hội theo quy định hiện hành

Quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình của Bảo hiểm xã hội  được quy định tại Điều 35 Quyết định 26/QĐ-BHXH năm 2014 về quản lý và thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình trong hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cụ thể như sau:

1. Việc lập, sắp xếp, phân loại và tổ chức lưu trữ, bảo quản hồ sơ về đầu tư xây dựng trong hệ thống BHXH Việt Nam được thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 15/2013/NĐ-CP; Thông tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25/7/2013 của Bộ Xây dựng quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng và các quy định khác của pháp luật về quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình.

2. Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý; nghiên cứu; bảo trì công trình; kiểm tra, giám định công trình khi công trình có sự cố kỹ thuật hoặc khi có yêu cầu; giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến công trình.

3. Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình phải được lưu trữ ngăn nắp, cẩn thận, có danh mục rõ ràng theo từng công trình, gói thầu, trên nguyên tắc khoa học, thuận lợi trong tra cứu, bàn giao và theo đúng quy định của Nhà nước.

4. Hồ sơ gốc của dự án đầu tư xây dựng công trình phải được lưu trữ đầy đủ tại đơn vị được giao làm chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý và sử dụng công trình (nếu chủ đầu tư là đơn vị khác) và Ban Kế hoạch - Tài chính. Trường hợp tài liệu, chứng từ chỉ có một bản chính duy nhất, thì bản chính sẽ được lưu trữ tại đơn vị được giao làm chủ đầu tư, bản sao gửi về BHXH Việt Nam và phải có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị được giao làm chủ đầu tư.

5. Đơn vị được giao làm chủ đầu tư hoặc đơn vị trực tiếp quản lý và sử dụng công trình và Ban Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm tổ chức lưu trữ, bàn giao theo quy định, chịu trách nhiệm giải trình, cung cấp hồ sơ dự án khi có yêu cầu.

6. Đối với các công việc thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ đầu tư hoặc Chủ đầu tư được Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ủy quyền phê duyệt, ngay sau khi phê duyệt, chủ đầu tư phải gửi các văn bản đã phê duyệt về BHXH Việt Nam để theo dõi, quản lý.

7. Hồ sơ hoàn thành hạng mục công trình và công trình xây dựng phải được chủ đầu tư lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

8. Hồ sơ hoàn thành công trình được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) đó.

9. Số lượng hồ sơ hoàn thành công trình do chủ đầu tư quyết định trên cơ sở thỏa thuận với các nhà thầu và các bên có liên quan.

10. Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình thực hiện theo hướng dẫn của pháp luật về lưu trữ.

Trên đây là nội dung câu trả lời về quản lý và lưu trữ hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình của Bảo hiểm xã hội theo quy định. Để hiểu rõ và chi tiết hơn về vấn đề này bạn có thể tìm đọc và tham khảo thêm tại Quyết định 26/QĐ-BHXH năm 2014.

Trân trọng!