Chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí hợp lý khi nào?

Tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

+ Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Như vậy, chỉ những khoản chi đáp ứng được điều kiện nêu trên thì doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế, các khoản chi không đáp ứng điều kiện này sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. 

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn tiền điện, tiền nước:

Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm kinh doanh không có bảng kê (theo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này) kèm theo chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh

Như vậy, căn cứ vào quy định trên để đưa những hóa đơn tiền điện, nước không mang tên công ty mà mang tên chủ hộ thì vẫn được tính vào chi phí được trừ và để được trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp cần có những giấy tờ như sau:

- Lập bảng kê thanh toán tiền điện nước;

- Lập phiếu chi tiền điện, nước;

- Hợp đồng thuê nhà. 

Trên đây là tư vấn của Ban biên tập Thư Ký Luật về chi phí thuê văn phòng. Bạn nên tham khảo chi tiết Thông tư 96/2015/TT-BTC để nắm rõ quy định này.

Trân trọng!